• Fase di impianto: é svolta in collaborazione con il Committente e dall’attribuzione al servizio di una numerazione (es. numero verde , numero ripartito o numero ordinario) da pubblicare nella comunicazione o nel packaging di prodotto. Prosegue con l’acquisizione, la strutturazione e l’organizzazione delle informazioni da erogare ai Clienti/Utenti con il servizio. Quindi con la definizione delle procedure di gestione dei singoli eventi e delle modalità di risposta alle richieste degli Utenti. Si conclude con la configurazione dei sistemi tecnologici e con un serio ciclo di formazione del personale addetto.
• Fase di erogazione del servizio: a seguito della fase di impianto, il Contact Center Marketing & Telematica fornirà il servizio agli utenti per tutto il periodo di incarico e negli orari previsti da contratto.
• Il gruppo di lavoro che Marketing & Telematica mette a disposizione di ciascun progetto è abitualmente composto da: un responsabile di divisione, un assistente account, un team leader ed un adeguato numero di agenti di Contact Center non dedicati.
• Salvo diversi accordi con i Committenti, il Contact Center Marketing & Telematica è attivo, in orario continuato dalle 08:30 alle 20:30 dal lunedì al venerdì, mentre il sabato dalle 9:00 alle 13:00 e dalle 14:00 alle 18:00.
• E’ attivo un servizio aggiuntivo che viene prestato dal sistema automatico IVR e che è abitualmente dedicato all’accoglienza delle telefonate (messaggio di benvenuto), alla gestione dell’eventuale tempo di attesa o nella comunicazione degli orari di apertura del servizio di Contact Center. Su richiesta, tale servizio può essere “esteso” con la possibilità di navigare all'interno di un “albero di informazioni”, quali ad esempio: indirizzi di punti vendita o centri d’assistenza, orari di apertura degli stessi, descrizioni di promozioni attive indirizzo Internet di riferimento, sui numeri di telefono/fax della sede del Committente ed altre informazioni utili.
• Per la gestione assistita dei contatti telefonici inbound ed outbound, Marketing & Telematica utilizza “Synthesy” un CMS-Contact Management System, ossia un software che viene personalizzato sulla base delle necessità progettuali e delle specifiche tecniche formulate dal Committente.
• Il reporting al Committente avviene attraverso un’elaborazione con cadenza mensile. Tuttavia, il Committente ha a sua disposizione un sito Internet, personalizzato e protetto da password, sul quale quotidianamente è in grado di controllare direttamente dalla Sua sede l’andamento del flusso di telefonate pervenute.

Il Contact Center può, infine, occuparsi anche dell’acquisizione di supporti cartacei (es. cartoline attivazione garanzia) e dell’invio di materiale informativo (es. invio cataloghi o campioni).